一、总则

（一）为进一步规范学校零星采购工作，提高采购工作效率，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国民法典》及《山东省政府采购管理办法》等法律法规要求，遵循“少花钱、多办事、办好事”的宗旨，特制定本办法。

（二）本办法所称物资零星采购包括以下项目：

1.价值在3万元以下的租赁、服务类的项目；

2.价值在5万元以下的物资、图书类、软件类采购；

3.价值在10万元以下的基建、维修、绿化、设备设施类采购。

（三）物资零星采购的基本原则

1.公开、公平、公正、诚实信用的原则；

2.先申请后采购的原则；

3.归口管理，归口采购的原则。

（四）本办法适用于山东文化产业职业学院全体教职工。

二、采购计划与申请

（一）各行政部门、二级学院由专人负责提报采购申请，根据情况填写《内部请示件审批单》（OA DZ.05内部请示件审批单流程），经校领导审批通过后，提交《物资采购审批流程》（OA HQ.03物资采购审批流程），该流程由申购部门负责人、后勤保障部部长及后勤分管校长在授权范围内进行审批，超过权限需上报校长和董事会领导审批。

具体审批权限如下：

1.单次采购金额在2000元及以下的，须经各行政部门、二级学院负责人审批后，报后勤保障部部长审批，最后由后勤保障部招标采购办公室实施采购；

2.单次采购金额在2000元以上5000元及以下的，须经各行政部门、二级学院负责人审批后，报后勤分管校长审批，最后由后勤保障部招标采购办公室实施采购；

3.单次采购金额超过5000元的，需通过上述审批流程后报校长和董事会领导审批，最后由后勤保障部招标采购办公室实施采购。

（二）未经审批的物资采购申请，后勤保障部招标采购办公室不得实施采购，财务处不得支付货款。

（三）特殊、紧急情况下，单次采购金额在5000元以下的，须经后勤分管校长同意之后，可先采购后补审批手续。

三、采购实施

（一）物资采购需提前计划，并预留充足的询价采购时间。申购常规类物资通常在采购审批通过后3—7个工作日内完成；申购批量较大或大型设备，在审批通过后7—15个工作日内完成询价比价，整体采购完成周期约为30个工作日。

（二）后勤保障部下设招标采购办公室，负责学校物资零星采购，非特殊情况任何部门和个人不得自行采购。

（三）后勤保障部招标采购办公室应建立《供应商目录》，并从中选择供应商供货。

（四）招标采购办公室应视采购任务具体情况，交叉使用以下采购方式。

（五）物资零星采购方式包括：

1.单一来源；

2.询价。

（六）单一来源采购

1.适用范围

（1）只能从唯一供应商采购的；

（2）发生了不可预见的紧急情况及其他情况，不能从其他供应商采购的；

（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供方添购的；

（4）定型产品按照定型时确认的供应商进行采购的；

注意：此方式可能涉及价格垄断而增加谈判难度，为防止滥用，此方式需要报后勤分管校长审批后才能采用。

2.采购实施

招标采购办公室应在保证采购物资质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

（七）询价采购

1.适用范围

除上述单一来源采购范围之外的物资采购。

2.采购实施

招标采购办公室应采取电话咨询、网上查询、现场走访等方式进行询价并填写《询价单》，在保证产品质量的情况下，做到货比三家，以最优惠的价格确定供应商。

四、采购协议

（一）招标采购办公室应根据采购项目具体情况，尤其是数量多或大型贵重设备采购时，应签署采购协议，协议文本须报法务部门审核。协议条款中一般情况下不得预付货款，如果有利于明显降低采购成本并经后勤保障部部长同意的除外。

（二）一次性采购金额3万元及以上的物资采购项目应签订采购协议，3万元以下是否签订协议视具体情况决定。

（三）未经审核审批的协议，招标采购办公室不得实施采购，因特殊紧急情况实施采购须电话请示协议审批人同意，并及时补齐审批手续。

（四）物资采购协议内容发生变更应按原流程重新办理审批。

五、采购物资出入库

购置的物品到货后，须经需求部门同招标采购办公室一起验收合格，后勤保障部资产管理科负责登记出入库，并做物资管理台账，完善出入库手续。

六、采购付款

（一）付款申请由招标采购办公室发起，财务处按财务相关依据审查内部请示件审批单、物资采购审批流程、采购协议（或比价单）、物资出入库单、发票等相关单据资料，符合付款流程及手续则予以付款，否则不予付款。

（二）货款支付需严格按照协议支付条款和实际采购进度执行。

七、采购纪律

（一）招标采购办公室应严格按照职责分工和批准的采购申请计划执行；不得采购假冒伪劣、质次价高或备而不用的物资；未经授权的部门及人员和未经批准的项目一律不得擅自采购。

（二）参与采购工作的工作人员，不得参加可能影响公正采购的任何活动；不得收受回扣、佣金、有价证券等钱物。

（三）凡出现违反本办法的行为，给学校造成经济或信誉损失的，将视情节轻重追究有关部门和人员的责任，触犯法律的移交司法机关处理。

八、附则

（一）本零星采购管理办法自公布之日起执行，由后勤保障部负责解释，同时山文发〔2020〕17号文件废止。

（二）本办法未尽事宜由后勤保障部负责解释。

附件：1.物资零星采购流程

附件1

物资零星采购流程